Algemene Voorwaarden

Algemene voorwaarden KES Visa

Tot stand gekomen op 19 augustus 2015.
Algemene Voorwaarden KES Visa, gevestigd aan 2502 HT, te Den Haag, ingeschreven bij de KvK onder nummer 27129379 .

1. Definities & Werkingssfeer

KES Visa/Keith Export/
KES Visum/
KES Visa & Legalization:    KES Visa, ingeschreven bij de KvK onder nummer 27129379.

Opdrachtgever:        Degene die deze algemene voorwaarden heeft aanvaard en het product heeft afgenomen en/of opdracht heeft gegeven tot het verrichten van de dienst.

Legaliserende instantie:    instantie (ambassade, consulaat, ministerie, rechtbank, of andere officiële instantie) die de door de opdrachtgever aangevraagde legalisaties in of op het document stempelt (visum of legalisatiestempel). Ook kan de legalisatie van een document de vorm aannemen van een extern document dat als bewijs dient voor de legalisatie.

Vervoerder:   De bezorging kan uitgevoerd worden door een van de volgende vervoerders;
- KES
- een partner van KES of
- een met de opdrachtgever afgesproken derde partij (DHL, PostNL, TNT, Skynet, UPS, FedEx, etc.)

Bezorging:   Het bezorgen van stukken door vervoerder op het daarop vermelde adres. Bezorging vindt altijd aangetekend plaats tenzij anders afgesproken met de opdrachtgever.

Overeenkomst: Elke overeenkomst gesloten tussen KES Visa en de wederpartij.

Zending:   Een aan de vervoerder aangeboden stuk

2. Toepasselijkheid van deze voorwaarden

Deze Algemene Voorwaarden gelden voor iedere aanbieding, offerte en Overeenkomst gesloten tussen KES en de Wederpartij, tenzij van deze Algemene Voorwaarden door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.
Deze Algemene Voorwaarden zijn eveneens van toepassing op overeenkomsten met KES, voor de uitvoering waarbij derden dienen te worden betrokken.
De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere Algemene Voorwaarden van de Wederpartij wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Indien gebleken is dat één of meer bepalingen in deze Algemene Voorwaarden nietig of vernietigbaar zijn, dan blijven de Algemene Voorwaarden voor al het overige in stand. In geval van deze situatie treden KES en de Wederpartij in overleg met het doel nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen.
Afwijkingen van de Overeenkomst en Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien deze schriftelijk en uitdrukkelijk met KES zijn overeengekomen.

3. Tot stand komen van de Overeenkomst

De overeenkomst komt tot stand door het opsturen van de benodigde stukken naar KES. Op het moment dat wij documenten overhandigd hebben gekregen van opdrachtgever of derden.
De overeenkomst komt tot stand nadat de opdrachtgever KES digitaal/schriftelijk oproept tot het uitvoeren van taken/leveren van haar diensten .
Overeenkomsten waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, blijven van kracht als de rechtsvorm van KES wijzigt.

4. Services en diensten

Nakijken visumaanvraag ; Het nakijken van stukken voordat deze worden ingediend ter legalisatie bij een legaliserende instantie.
Visumaanvraag; KES dient namens opdrachtgever een visumaanvraag in bij de legaliserende instantie en verzorgt hierbij aanvullende diensten zoals het retour verzenden van een paspoort. Er kan wachttijd in rekening worden gebracht indien een medewerker van KES langer dan 30 minuten moet wachten bij het indienen van een visumaanvraag bij een instantie
Documenten Legalisatie; KES dient namens opdrachtgever een document in bij de legaliserende instantie en verzorgt hierbij aanvullende diensten zoals het retour verzenden van documenten. Er kan wachttijd in rekening worden gebracht indien een medewerker van KES langer dan 30 minuten moet wachten bij het indienen van een te legaliseren document bij een instantie
Digitale legalisatie; KES vult een digitaal formulier in namens de opdrachtgever en zorgt op deze manier voor dat de benodigde documenten gelegaliseerd worden door de relevante instantie

5. Tarieven

De tarieven die door de opdrachtgever verschuldigd zijn zullen door KES bekend worden gemaakt voordat de overeenkomst van start gaat.
KES factureert legalisatiekosten van de legaliserende instanties.
Dit zijn vaste kosten die, nadat KES deze heeft voorgeschoten voor de opdrachtgever, ten alle tijden moeten worden terug betaald, ongeacht het resultaat van de aanvraag.
Daarnaast factureert KES servicekosten voor de inspanningswerkzaamheden van KES.
Alle bedragen die verschuldigd zijn worden verhoogd met belastingen en heffingen, die KES verplicht is in rekening te brengen.

6. Nakomen van de Overeenkomst

Alle door KES in het kader van de Overeenkomst geleverde zaken blijven eigendom van KES totdat de Wederpartij hetgeen hij op grond van de Overeenkomst is verschuldigd deugdelijk is nagekomen en volledig heeft voldaan.
De overeenkomst is door KES nagekomen als het door de opdrachtgever geleverde document weer in het bezit is van de opdrachtgever of de partij die de bezorging afhandelt.
Indien overeenkomst betrekking heeft op een visumaanvraag of legalisatie, treedt KES slechts en alleen op als bemiddelaar tussen de legaliserende instantie en de opdrachtgever.
KES is niet verantwoordelijk voor werkzaamheden die opdrachtgever rechtstreeks bij de legaliserende instantie laat uitvoeren. KES is alleen verantwoordelijk voor de documenten die door een medewerker van KES is ingediend ter verwerking bij een legaliserende instantie tenzij schriftelijk anders met de opdrachtgever is overeengekomen.
Opdrachtgever is zich ervan bewust dat procedures of tarieven bij legaliserende instanties ten allen tijde kunnen wijzigen, KES kan niet aansprakelijk gehouden worden voor de gevolgen van deze wijzigingen. De opdrachtgever loopt dit risico en gaat daarmee akkoord op het moment dat hij/zei ervoor kiest om KES te laten fungeren als bemiddelaar.
KES is niet verantwoordelijk voor het juist of geldig afgeven van de documenten van de legaliserende instantie. De opdracht gever is verplicht om na ontvangst maar in ieder geval binnen 10 dagen de documenten te controleren op juistheid en geldigheid en indien nodig contact op te nemen met KES om de bemiddeling voort te zetten of direct contact op te nemen met de legaliserende instantie om zo snel mogelijk een corrigerende maatregel te kunnen treffen.
KES gaat uitsluitend een inspanningsverplichting aan en geen resultaatverplichting wat inhoudt dat KES niet garant staat voor de beslissingen van een legaliserende instantie. Desondanks zal KES naar beste inzicht en vermogen een overeenkomst uitvoeren om de opdrachtgever van dienst te kunnen zijn. KES garandeert dat de geleverde zaken beantwoorden aan de overeenkomst. KES garandeert tevens dat de geleverde zaken voldoen aan de gebruikelijke eisen en normen die daaraan redelijkerwijs gesteld kunnen worden en dat de zaken die eigenschappen bezit die, alle omstandigheden in aanmerking genomen, voor een normaal gebruik nodig zijn
Indien dit nodig is voor een goede uitvoering van de overeenkomst heeft KES het recht om bepaalde werkzaamheden uit te laten voeren door derden. Indien de geleverde zaak door een derde is geproduceerd, dan geldt de garantie die door deze derde wordt verstrekt, tenzij anders is aangegeven
De uitvoering van de opdracht gebeurd op basis van informatie die door of namens de opdrachtgever is verstrekt. De opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan KES of legaliserende instantie aangeeft dat deze nodig zijn of waarvan de opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig schriftelijk/digitaal aan KES te overhandigen. De opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de aan KES verstrekte gegevens. KES is niet verplicht om de door de opdrachtgever verstrekte gegevens te controleren.
Indien benodigde gegevens niet op tijd door de opdrachtgever zijn verstrekt of de gegevens zijn om wat voor reden dan ook onvolledig, heeft KES het recht om de op te schorten zonder verdere inspanning te verrichten. De kosten die tot dan gemaakt zijn door KES zijn te verhalen op de opdrachtgever.
Reisboekingen dienen niet gemaakt te worden voordat de reiziger in het bezit is van een geldig visum, tenzij dit door de legaliserende instantie verplicht wordt.

7. Duur van de overeenkomst / Contractduur

De overeenkomst wordt aangegaan voor een in de overeenkomst van opdracht bepaalde vastgestelde handelingen tenzij partijen uitdrukkelijk schriftelijk anders overeenkomen .
Bij overschrijding van een uitvoeringstermijn dient de Wederpartij KES schriftelijk in gebreke te stellen, waarbij KES alsnog een redelijke termijn wordt geboden om uitvoering te geven aan de Overeenkomst
Een ingebrekestelling is niet nodig wanneer uitvoering blijvend onmogelijk is geworden of anderszins is gebleken dat KES zijn verplichtingen uit de Overeenkomst niet zal nakomen. Gaat KES binnen deze termijn niet over tot uitvoering, dan heeft de Wederpartij het recht de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden en/of schadevergoeding te verlangen.

8. Wijziging overeenkomst

Indien tijdens de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat het voor een behoorlijke uitvoering noodzakelijk is om de Overeenkomst te wijzigen of aan te vullen, stelt KES de Wederpartij hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte. De partijen zullen dan tijdig en in onderling overleg overgaan tot aanpassing van de Overeenkomst.
Indien partijen overeenkomen dat de Overeenkomst wordt gewijzigd of aangevuld, kan het tijdstip van voltooiing van de uitvoering daardoor worden beïnvloed. KES zal de Wederpartij hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen.
Indien de wijziging van of aanvulling op de Overeenkomst financiële, kwantitatieve en/of kwalitatieve gevolgen zal hebben, zal KES de Wederpartij hierover van te voren inlichten.
Wijzigingen in de oorspronkelijk gesloten Overeenkomst tussen de Wederpartij en KES zijn pas geldig vanaf het moment dat deze wijzigingen middels een aanvullende of gewijzigde Overeenkomst schriftelijk zijn aanvaard door beide partijen.

9. Betaling

KES heeft recht op een vergoeding voor haar werkzaamheden ongeacht of door haar bemiddeling de overeenkomst tussen opdrachtgever en de legaliserend instanties tot stand is gekomen en kan worden uitgevoerd.
Naast de vergoeding voor haar werkzaamheden is de opdrachtgever aan KES verplicht om alle door de legaliserende instantie in rekening gebrachte kosten te vergoeden. Overige kosten die voor goede uitvoering van de overeenkomst nodig zijn, waaronder maar niet alleen de porto- en/of koerierskosten, reiskosten en overige onkosten.
KES kan op schriftelijk verzoek van de opdrachtgever een begroting/offerte maken van de verwachte kosten. Deze zijn net als de offertes niet bindend, exclusief BTW, tenzij anders overeengekomen.
KES is te allen tijden gerechtigd om prijsstijgingen bij de uitgevende instantie en/of door haar ingeschakelde derden aan de opdrachtgever door te rekenen. KES zal inzage verstrekken in deze prijsstijgingen op het moment dat de opdrachtgever daarom verzoekt.
In geval van spoed zal KES een aanvullend spoedtarief in rekening brengen. De hoogte van de vergoeding wordt vermeld op de websites (www.keithexport.com en www.kesvisum.nl ) tenzij partijen onderling een schriftelijke afspraak maken of KES bij het aangaan van de overeenkomst een afwijkende vergoeding vermeldt.
Alle prijzen zijn exclusief BTW tenzij anders vermeld
De prijzen op de websites van KES zijn onder voorbehoud van onjuistheden en prijswijzigingen bij KES of derden.
Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum op een door KES aan te geven wijze in de valuta waarin is gefactureerd
Na het verstrijken van 14 dagen na factuurdatum is de opdrachtgever per direct in verzuim, zonder dat een ingebrekestelling nodig is. De opdrachtgever is vanaf het moment van in verzuim treden over het opeisbare bedrag een rente verschuldigd van 2,5% per maand, tenzij de wettelijke handelsrente hoger is in welk geval de wettelijke handelsrente geldt.
In geval van faillissement, surseance van betaling of curatele zijn de vorderingen van KES en de verplichtingen van de Wederpartij jegens KES onmiddellijk opeisbaar.

10. Weigering en opschorting van de Overeenkomst

Indien de Wederpartij een verplichting uit de Overeenkomst niet, niet volledig of niet tijdig nakomt, heeft KES het recht de nakoming van de daartegenover staande verplichting op te schorten. Bij gedeeltelijke of niet-behoorlijke nakoming is opschorting slechts toegestaan, voor zover de tekortkoming dat rechtvaardigt.
Voorts is KES bevoegd de nakoming van de verplichtingen op te schorten indien:

na het sluiten van de Overeenkomst KES omstandigheden ter kennis zijn gekomen die goede grond geven te vrezen dat de Wederpartij de verplichtingen niet zal nakomen;
de Wederpartij bij het sluiten van de Overeenkomst verzocht is om zekerheid te stellen voor de voldoening van zijn verplichtingen uit de Overeenkomst en deze zekerheid uitblijft of onvoldoende is;
zich omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat nakoming van de Overeenkomst onmogelijk is of dat ongewijzigde instandhouding van de Overeenkomst in redelijkheid niet van KES kan worden gevergd.
KES behoudt het recht om schadevergoeding te vorderen.

11. Offertes

Offertes worden schriftelijk en/of elektronisch gedaan, tenzij spoedeisende omstandigheden dit onmogelijk maken.
Offertes van KES zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte een termijn voor aanvaarding is gesteld. Indien er in de offerte een termijn voor aanvaarding is gesteld vervalt de aanbieding en/of offerte wanneer deze termijn is verlopen.
De offerte geldt zolang de voorraad strekt.
KES kan niet aan zijn offertes worden gehouden indien de Wederpartij, naar termen van redelijkheid en billijkheid en in het maatschappelijk verkeer gangbare opvattingen, had behoren te begrijpen dat de of offerte dan wel een onderdeel daarvan een kennelijke vergissing of verschrijving bevat.
Indien de aanvaarding, al dan niet op ondergeschikte punten, afwijkt van het in de offerte opgenomen aanbod dan is KES daaraan niet gebonden. De Overeenkomst komt dan niet overeenkomstig deze afwijkende aanvaarding tot stand, tenzij KES anders aangeeft.
Een samengestelde prijsopgave verplicht KES niet tot levering van een deel van de in de offerte begrepen zaken en/of tot het verrichten van een gedeelte van de Opdracht tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.
Offertes gelden niet automatisch voor toekomstige orders of nabestellingen.

12. Aansprakelijkheid KES

De uitvoering van de Opdracht geschiedt geheel voor risico en verantwoordelijkheid van de Wederpartij. KES is slechts aansprakelijk voor directe schade die is ontstaan door bewuste roekeloosheid of opzet van KES.
KES is niet aansprakelijk voor de schade die KES of een derde aan opdrachtgever hebben toegebracht ten gevolge of naar aanleiding van de (niet-)uitvoering van deze overeenkomst alsmede bij overige door KES verleende diensten, tenzij de schade een gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van KES zelf.
KES is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook veroorzaakt door

   - de onjuistheid/onvolledigheid van de door de opdrachtgever verstrekte gegevens
   - de onjuistheid/onvolledigheid van door de legaliserende instantie verstrekte
   documenten
   - de daardoor ontstane vertraging

Indien KES verantwoordelijk is voor schade zal de schade beperkt zijn tot maximaal eenmaal het bedrag dat in de factuur vermeld staat of tot het bedrag dat door de aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd
KES is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder in ieder geval begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie of immateriële schade van de Wederpartij.
De Wederpartij vrijwaart KES voor eventuele aanspraken van derden, die in verband met de uitvoering van de Overeenkomst schade lijden en welke aan de Wederpartij toerekenbaar is.

13. Aansprakelijkheid opdrachtgever

Opdrachtgever is verplicht om na het afronden van de werkzaamheden de documenten te controleren op juistheid en volledigheid. Indien er fouten in het document zitten dient dit maximaal 48 uur na ontdekking van de gemeld te worden fout aan KES.
Daarbij behoort de Wederpartij te onderzoeken of de kwaliteit en kwantiteit van het geleverde en de verrichte Dienst overeenstemmen met hetgeen is overeengekomen, althans voldoen aan de eisen die daaraan in het normale handelsverkeer gelden
Het recht op (gedeeltelijke) teruggave van de prijs, herstel of vervanging of schadevergoeding komt te vervallen indien gebreken niet binnen de gestelde termijn worden gemeld
De betalingsverplichting wordt niet opgeschort indien de Wederpartij KES binnen de gestelde termijn op de hoogte stelt van de gebrekkige zaak.

14. Overmacht

Een tekortkoming kan niet aan KES of de Wederpartij worden toegerekend, daar de tekortkoming niet te wijten is aan zijn schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt. In dit geval zijn de partijen ook niet gehouden tot het nakomen van de verplichtingen die uit de Overeenkomst voortvloeien.
Onder overmacht wordt in deze Algemene Voorwaarden verstaan naast wat op dat gebied in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop KES geen invloed kan uitoefenen en waardoor KES niet in staat is de verplichtingen na te komen.
Als overmacht opleverende omstandigheden worden o.a. beschouwd: werkstaking, uitsluiting, brand, waterschade, natuurrampen of andere van buiten komende onheilen, mobilisatie, oorlog, verkeersbelemmeringen, blokkades, in- of uitvoerbelemmeringen of andere overheidsmaatregelen, stagnatie of vertraging in de aanvoer van grondstoffen of machineonderdelen, gebrek aan arbeidskrachten, alsmede elke omstandigheden, waardoor de normale gang in het bedrijf wordt belemmerd ten gevolge waarvan de nakoming van de Overeenkomst door KES in redelijkheid niet van de Wederpartij mag worden verlangd.
KES heeft ook het recht zich op overmacht te beroepen, indien de omstandigheid die (verdere) nakoming van de Overeenkomst verhindert, intreedt nadat KES zijn verbintenis had moeten nakomen.
In geval van overmacht zijn de partijen niet verplicht de Overeenkomst voort te zetten, noch gehouden tot enigerlei schadevergoeding.
Zowel KES als de Wederpartij kunnen gedurende de periode dat de overmacht voortduurt de verplichtingen uit de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk opschorten. Indien deze periode langer duurt dan 2 maanden zijn beide partijen gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang, door middel van schriftelijke kennisgeving, zonder rechterlijke tussenkomst, te ontbinden zonder dat de partijen aanspraak kunnen maken op enige schadevergoeding.
Indien de situatie van overmacht van tijdelijke aard is, behoudt KES zich het recht voor om de overeengekomen prestatie op te schorten voor de duur van de overmachtssituatie. In geval van blijvende overmacht zijn beide partijen gerechtigd de Overeenkomst buitengerechtelijk te ontbinden.
Indien KES ten tijde van het intreden van overmacht zijn verplichtingen uit de Overeenkomst inmiddels gedeeltelijk is nagekomen of deze zal kunnen nakomen, en aan het nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte zelfstandige waarde toekomt, is KES gerechtigd om het reeds nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte separaat te factureren. De Wederpartij is gehouden deze factuur te voldoen als ware er sprake van een afzonderlijke Overeenkomst.

15. Incassokosten

Indien de Wederpartij in gebreke of in verzuim is in de (tijdige) nakoming van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van de Wederpartij.
Ten aanzien van de buitengerechtelijke (incasso)kosten heeft KES, voor zover de Wederpartij handelt in de hoedanigheid als Bedrijf, in afwijking van artikel 6:96 lid 5 van het Burgerlijk Wetboek en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, recht op een vergoeding van 15% van de totaal openstaande hoofdsom met een minimum van € 90 voor iedere factuur die geheel of gedeeltelijk niet voldaan is.
Ten aanzien van de buitengerechtelijke (incasso)kosten heeft KES, voor zover de Wederpartij handelt in de hoedanigheid van Consument, recht op de wettelijke maximale toegestane vergoeding zoals bepaalt in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke (incasso)kosten.
Voor zover de Wederpartij handelt in de hoedanigheid van Consument heeft KES pas recht op een vergoeding van de buitengerechtelijke (incasso)kosten, nadat KES de Wederpartij na het intreden van het verzuim een aanmaning heeft gestuurd om de openstaande factuur of facturen binnen 14 dagen te voldoen.
De eventuele gemaakte redelijke gerechtelijke en executiekosten komen eveneens voor rekening van de Wederpartij

16. Klachten, Geschillen en toepasselijk recht

Het indienen van klachten dient door de opdrachtgever schriftelijk gedaan te worden
Op alle rechtsbetrekkingen waarbij KES partij is, is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing. Dit geldt ook indien een verbintenis geheel of gedeeltelijk in het buitenland wordt uitgevoerd of indien de Wederpartij zijn woonplaats in het buitenland heeft.
De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag wordt uitgesloten.